Un gros logiciel pour un petit collège : est-ce que ça en vaut la peine ?

J’ai déjà vu des collèges de petite taille opter pour un gros logiciel. Je veux dire, un logiciel qui est capable de traiter de grandes quantités de données. Je me suis demandé, à première vue, est-ce que ça en vaut la peine ??

Ces considérations me sont venues à l’esprit. J’aimerais les partager avec vous :

• Il y a toujours du travail manuel à faire, même si on met pas mal d’argent sur la table pour adopter un gros logiciel.
• Comme on dit parfois en informatique, « pour automatiser, il faut que ça en vaille la peine ». Plusieurs facteurs entrent ici en ligne de compte. Un logiciel de grande ampleur n’est pas fonctionnel dès le premier jour. Par exemple, il y a des gens dont la profession est d’appuyer une entreprise dans l’implantation d’un logiciel. Il peut s’agir, parfois, de contrats s’étalant sur une année entière. Sans compter qu’il peut s’agir de gérer un changement.
• Enfin, d’un point de vue strictement gestion et affaires, on peut penser à la « scalability », qu’on traduit en français par extensibilité. C’est l’idée d’avoir un outil de grande taille qui sert de base et qui est en mesure d’accueillir un grand nombre de données, par exemple, si les affaires se développent largement. Il ne faut pas oublier, cependant, que la « scability » n’est pas qu’affaire de logiciel. Il y a des employés qui utilisent ces outils, et leurs tâches pourraient évoluer avec la hausse du nombre données.

Les avantages et les inconvénients d’un outil maison

J’ai travaillé dans 4 collèges qui avaient un logiciel de gestion pédagogique maison. Je me suis demandé pourquoi ces collèges avaient entrepris de développer leur propre logiciel. J’ai trouvé différentes raisons – il pourrait certainement y en avoir d’autres, je n’ai pas la prétention de les connaître toutes :

• Des fois, on pense faire faire son propre outil comme on ne sait pas utiliser les outils dont on dispose actuellement.
• Il peut arriver que le logiciel qu’on utilise ne colle pas à nos besoins. Certaines fonctions pourraient être sous-développées ou carrément manquantes. Il y a aussi l’idée « Nous, on est un collège différent, on fait les choses d’une autre façon ».
• D’autres fois, on pense abandonner les logiciels qu’on utilise présentement parce qu’on ne sait pas les configurer. J’ai rarement vu de la documentation logicielle sur la façon de configurer un outil, ce qui ajoute à la complexité de la tâche.
• Certaines franchises développent un outil utile pour gérer la franchise ; le logiciel fait alors partie du « produit » qu’elles vendent.
• Vouloir avoir son propre outil, avoir un contrôle sur son développement, ne pas être à la merci de ses développeurs…. et avoir, par la même occasion, un système qui s’intègre bien aux autres systèmes utilisés dans l’école.

Avoir son propre logiciel de gestion pédagogique, fait sur mesure, a certainement des avantages. Voici ceux que j’ai constatés :

• La disposition des outils, de l’information et l’organisation des menus peuvent être pensées en fonction de l’organisation du travail dans l’entreprise et des processus établis, ce que ne permet pas un outil générique.
• Il permet de produire les statistiques, indicateurs et rapports dont nous avons vraiment besoin.
• Il a une adéquation claire aux besoins – à certains besoins, du moins, comme on développe en fonction d’une orientation et des priorités établies.
• La présentation de l’information est avantageuse pour les différentes équipes.
• L’accessibilité de certaines fonctions, tâches et informations en fonction des besoins de nos équipes : pas besoin de chercher longtemps, de fouiller dans les menus et les sous-menus…
• La possibilité de créer des outils sur mesure pour combler les besoins des différentes équipes.
• Ne pas être à la merci des développeurs de l’outil acheté / loué. Notre outil est modifiable, à notre guise.
• Il est intégré de bout en bout (vente, admission, facturation, perception, inscription, etc.) Le logiciel est également bien intégré aux autres applications et bases de données de l’entreprise.
• On a un contrôle direct sur certaines technologies et on peut les choisir en fonction de leur adéquation, de leur qualité, de leur résistance, de la sécurité qu’elles offrent, de leur prix…
• On peut choisir quand on entreprend certaines étapes du développement (ex., la migration d’une application Windows à une application Web).
• Il est plus robuste, comme une vision constante sous-tend son développement. Ce n’est pas un rapiéçage de différentes approches / modules / etc.
• Le logiciel ne comporte pas de fonctions inutiles (ex., la gestion des vaccins…)

Quant aux inconvénients,

• J’ai souvent constaté un manque de documentation des outils maison, et même, parfois, un manque de formation, voire d’expert de référence, ce qui pose problème, quand on connaît le développement logiciel.
• Des fois, l’utilité et les avantages des logiciels ne sautent pas aux yeux.
• Les logiciels maison peuvent être incomplets et manquent d’information dans les menus (« Vous croyez vraiment qu’il faut insérer cette précision dans le menu ?! mais c’est tellement évident ! et puis, à l’époque, le besoin du client, c’était ************** : nous avons donc préparé ça selon ses désirs »). D’une certaine façon, ces outils peuvent aussi présenter un caractère constamment inachevé, ce qui peut amener un employé à avoir des doutes quant à l’utilité de l’outil avec lequel il travaille.
• Certains logiciels maison présentent parfois un caractère brouillon. Par exemple, on peut voir des notes comme « fonction en construction, ne pas utiliser » (ce qui est un peu étrange), « nouvelle fonction » ou « attention, vieil outil, ne pas utiliser » – à même l’interface utilisateur.
• Certains de ces logiciels semblent rapiécés, comme ils sont un assemblage d’outils (utiliser tel outil permet d’accéder à tel autre outil, etc.)
• Il faut du temps pour développer un outil. Programmer une application ne se fait pas du jour au lendemain, comme une solution magique. Puis, il faut tester l’outil, et vérifier, par exemple, que les données qu’il renferme sont en sécurité.
• Le développement entraîne des coûts. Par exemple, il faut une équipe de programmeurs pour développer une application. Peut-être des programmeurs avec des compétences différentes. S’ils travaillent à l’interne, ce sont des employés qu’il faut gérer. Et les programmeurs sont un peu comme des artistes…. leur rémunération est plus élevée que d’autres personnes. En contrepartie, l’école peut changer plus d’une fois d’idée sur les fonctions du logiciel qu’elle souhaite mettre de l’avant. Le coût de développer une solution peut être prohibitif et détourner une école de cette idée.
• Je me demande si développer un outil maison est vraiment moins cher que louer un outil par license annuelle.
• Les logiciels développés maison peuvent comprendre des fonctions ou des outils désuets qui sont demeurés dans le logiciel parce qu’on n’a pas eu le temps de les enlever. Ou certains défauts, qui ne sont pas jugés prioritaires, peuvent être réglés très tard.

Avoir un outil utile

Il est inutile d’insister sur l’importance que tous les employés concernés aient accès aux données qui leur soient utiles pour qu’ils puissent produire leur travail. Par exemple, l’accès aux notes des étudiants permet les transmissions RCS à Socrate, la production de bulletins et le suivi du parcours d’un étudiant. Il est également bon de pouvoir entrer des notes ou programmer des rappels, portant sur des tâches à faire, ou des contrôles à exercer. Un autre exemple est l’accès aux données de citoyenneté, pour pouvoir transmettre les données à Socrate, faire les suivis pour l’obtention de tous les documents nécessaires et s’assurer que les données concordent avec les pièces au dossier. Plein de raisons peuvent expliquer les difficultés d’accéder à des données dans le cas de données qui ne sont pas centralisées : indisponibilité du titulaire pour donner accès ou transmettre les données, panne du serveur, problème de connexion Internet, incompréhension du besoin, mésinterprétation des consignes…

L’important, c’est non seulement de pouvoir accéder aux données et d’avoir une base de données commune (avec naturellement des droits d’accès différents selon les tâches et les niveaux de responsabilité), mais aussi celle d’avoir un outil qui satisfasse pleinement nos besoins. On peut nécessiter un rapport sur toutes les DFS à une session particulière ou sur toutes les IPR transmises. De plus, pas un collège ne travaille exactement de la même façon. Le recensement, l’inscription-cours et le contrôle en vue d’une éventuelle (possible) sanction en sont de très bons exemples. Cette idée que « pas un collège ne travaille de la même façon » – même si tous s’appliquent à respecter les lois, règlements, politiques et procédures du ministère – se vérifie non seulement dans les opérations du registrariat au sens strict, mais aussi à d’autres dimensions du fonctionnement d’un collège : l’aide financière, le dépistage, la gestion des admissions, l’organisation scolaire, etc.  À étudier l’organigramme de différents collèges, on se rend compte qu’ils ne reproduisent pas tous la même structure hiérarchique.

 

 

Les outils de gestion pédagogique

Les collèges se dotent d’outils de gestion pédagogique, c’est-à-dire de bases de données sur leurs étudiants, leurs documents, les salles, etc., pour différentes raisons. Il semble aussi que l’adoption d’un outil de gestion pédagogique devienne un standard dans le réseau. Auparavant, je faisais toujours mes transmissions manuellement, c’est-à-dire, au moyen de l’interface ministérielle. J’ai appris à travailler avec un outil de gestion pédagogique.

J’ai découvert les avantages suivant aux outils de gestion pédagogique et j’aimerais vous en parler.

– Un outil de gestion pédagogique crédible aux yeux du ministère facilite la transmission de documents à celui-ci et le traitement des demandes afférentes.

– Un outil de gestion pédagogique centralise certaines données et permet de faire d’une pierre plusieurs coups. L’application ministérielle, à cause de son format Web et de la façon dont elle présente l’information, nécessite une entrée individuelle des données. Elle ne permet pas d’entrer ou de créer des données s’appliquant à plusieurs étudiants. Cet avantage et le premier accélèrent le travail relatif aux transmissions.

– Un outil de gestion pédagogique permet de produire certains documents plus rapidement pour les étudiants.

– Le rapport produit à la suite des transmissions au ministère liste toutes les erreurs relatives aux transmissions précédentes, et oriente donc le travail de registrariat, en ceci qu’il identifie des erreurs à corriger. Autrement, le registariat doit chercher lui-même, en consultant chacune des pages manuellement, les erreurs de transmission.

– La centralisation des données dans un seul et même endroit évite les dédoublements de registres contenant les informations (y compris un registre X version 1, version 2, vers. 3…) et les erreurs quant aux ceux-ci (erreurs d’entrée de données ; l’adresse d’un étudiant a été mis à jour dans un registre, mais pas dans un autre, par exemple).

– Le dépôt des données dans un outil centralisé permet de faire son travail à distance et de progresser dans son travail, ce qui peut s’avérer utile si on est en déplacement.

– Les outils de gestion pédagogique permettent de produire des rapports qui sont utiles à des fins de contrôle du travail exécuté par le registrariat. Il est essentiel d’effectuer un contrôle du travail de registrariat, à intervalle régulier, pour s’assurer que le travail de registrariat a été bien fait.

– L’outil de gestion pédagogique facilite le maillage d’informations différentes (programmes, grilles de cours, étudiants, cohortes, groupes-cours…)

– En créant des objets distincts sur lesquels on peut travailler (les groupes-cours, les programmes, etc.), l’outil de gestion pédagogique facilite la division du travail chez les employés du service de l’organisation scolaire du collège.

– L’outil de gestion pédagogique offre différents accès pour exécuter certaines tâches (par exemple, relatives aux cours, à l’impression des bulletins, à l’inscription des étudiants, etc.)

 

L’idée d’un conseiller aux études

Un entrepreneur en éducation que j’ai rencontré au printemps 2011 était intéressé à l’idée de mettre sur pied un établissement d’enseignement privé collégial.  Soit.  J’ai souligné que le ministère a des attentes par rapport aux collèges privés (notamment le respect du cadre légal et règlementaire applicable), et que les collèges devaient exécuter certaines tâches administratives en lien avec les programmes offerts par le futur collège.  Il m’a demandé combien d’heures un employé devrait y consacrer par semaine.  Je me rappelais mon expérience récente de direction d’un établissement d’enseignement privé collégial et je lui ai répondu «un employé et demi».  Il en a été surpris.  Il faut dire que j’avais à l’époque en tête les processus d’un collège privé qui desservait une clientèle internationale (donc nécessitant beaucoup d’attestations de toutes sortes) et qui produisait tous ses documents à la main, sans automatisation aucune.

Il n’en reste pas moins qu’il faut se demander comment planifier les ressources humaines d’un collège privé et, par extension, de tout établissement de niveau collégial, et veiller à l’optimisation de leur utilisation.  C’est un principe inhérent à toute bonne gestion, et ce n’est pas parce qu’un collège n’est pas «un commerce comme les autres» qu’on doit pour autant déroger aux principes de la bonne gestion.  Un employé et demi pour gérer trente étudiants peut sembler très lourd.  Or, une conversation avec un autre entrepreneur en éducation peut apporter une idée comment concevoir les processus et répartir les tâches entre employés pour optimiser le fonctionnement d’un collège, peu importe sa taille.

Je me suis déjà demandé pourquoi certains collèges tiennent à l’écart leur équipe administrative et la rendent peu accessible.  Je pense, par exemple, à un couloir du cégep Édouard-Montpetit entièrement consacré aux services administratifs, et où les étudiants s’aventurent fort peu, d’autant plus qu’ils y sont rarement convoqués.  J’ai vu un aménagement analogue dans d’autres cégeps, dont le collège Shawinigan.  L’entrepreneur avec lequel je me suis entretenu récemment prône pourtant une organisation semblable à celle des deux cégeps que j’ai nommés.  Il confine les employés du registrariat et de l’organisation scolaire à un rôle de soutien, en restreignant toute communication entre eux et le corps étudiant.  J’entends comme rôle de soutien, par exemple, celui de la production de bulletins, d’horaires, etc.  Les étudiants, quant à eux, ne peuvent être en contact qu’avec un conseiller aux études avec lequel ils discutent de leurs difficultés dans certains cours, de leurs préoccupations en matière d’aide financière, des documents dont ils ont besoin, etc.  Ce rôle est à différencier de celui d’un API dans les collèges publics, comme il m’apparaît plus élargi, touchant à des préoccupations dépassant le cheminement scolaire et l’inscription à des cours à chaque session.  Le conseiller sert par la suite de courroie de transmission, s’il le juge opportun, vers les autres services du collège, dont le registrariat ou le service de l’enseignement.  Les activités du registrariat est régi selon un horaire strict qui prévoit la production de certains documents à des jours prévus :  par exemple, tous les bulletins demandés sont produits le vendredi.  Je me rappelle à quel point, alors que j’agissais aussi en tant que registraire, les requêtes des étudiants et les inquiétudes dont ils me faisaient part perturbaient mon travail.  J’ai déjà lu, dans une offre visant un emploi de registraire, que l’environnement de travail du registrariat est un environnement de production.  Cette qualification peut sembler rébarbative, mais s’avère juste.  Les registrariats doivent produire un grand nombre de documents, et on peut donc assimiler leur ouvrage à celui d’un environnement de production.  Le travail du registrariat est planifié selon un horaire, il y a un grand nombre de documents à produire ;  les étudiants venaient s’y adresser directement comme ils avaient besoin d’un document ou d’un autre, ou encore, ils désiraient retirer un cours de leur inscription, etc.  Les explications parfois longues dérangeaient l’horaire de travail prévu.  Je crois qu’il aurait été beaucoup plus simple si les étudiants auraient pu s’expliquer auprès d’un conseiller qui aurait par la suite acheminé la demande au registrariat.  La décision ayant déjà été prise, le registrariat n’aurait eu qu’à la traiter.

Une telle configuration nécessite un conseiller qui doit être présent aussi longtemps qu’il y a des étudiants, s’ils restent au collège étudier en après-midi, au cas où l’un d’entre eux viendrait lui poser une question.  Tout dépendant du nombre d’étudiants, il est possible que la tâche du conseiller ne soit pas remplie, et il est donc possible de lui confier d’autres tâches.  Puis, tout dépendant de la taille du collège, il faut un registraire ou une équipe au registrariat et à l’organisation scolaire.  il est possible que cette configuration nécessite davantage d’employés qu’un registrariat auquel les étudiants pourraient s’adresser directement.  Il faudrait s’assurer de combler la tâche du conseiller.  Néanmoins, l’idée dont on m’a fait part m’a séduit, parce qu’elle libère le registrariat de l’interaction étudiante, clarifie la tâche du registrariat et confirme son environnement de production.