L’idée d’un conseiller aux études

Un entrepreneur en éducation que j’ai rencontré au printemps 2011 était intéressé à l’idée de mettre sur pied un établissement d’enseignement privé collégial.  Soit.  J’ai souligné que le ministère a des attentes par rapport aux collèges privés (notamment le respect du cadre légal et règlementaire applicable), et que les collèges devaient exécuter certaines tâches administratives en lien avec les programmes offerts par le futur collège.  Il m’a demandé combien d’heures un employé devrait y consacrer par semaine.  Je me rappelais mon expérience récente de direction d’un établissement d’enseignement privé collégial et je lui ai répondu «un employé et demi».  Il en a été surpris.  Il faut dire que j’avais à l’époque en tête les processus d’un collège privé qui desservait une clientèle internationale (donc nécessitant beaucoup d’attestations de toutes sortes) et qui produisait tous ses documents à la main, sans automatisation aucune.

Il n’en reste pas moins qu’il faut se demander comment planifier les ressources humaines d’un collège privé et, par extension, de tout établissement de niveau collégial, et veiller à l’optimisation de leur utilisation.  C’est un principe inhérent à toute bonne gestion, et ce n’est pas parce qu’un collège n’est pas «un commerce comme les autres» qu’on doit pour autant déroger aux principes de la bonne gestion.  Un employé et demi pour gérer trente étudiants peut sembler très lourd.  Or, une conversation avec un autre entrepreneur en éducation peut apporter une idée comment concevoir les processus et répartir les tâches entre employés pour optimiser le fonctionnement d’un collège, peu importe sa taille.

Je me suis déjà demandé pourquoi certains collèges tiennent à l’écart leur équipe administrative et la rendent peu accessible.  Je pense, par exemple, à un couloir du cégep Édouard-Montpetit entièrement consacré aux services administratifs, et où les étudiants s’aventurent fort peu, d’autant plus qu’ils y sont rarement convoqués.  J’ai vu un aménagement analogue dans d’autres cégeps, dont le collège Shawinigan.  L’entrepreneur avec lequel je me suis entretenu récemment prône pourtant une organisation semblable à celle des deux cégeps que j’ai nommés.  Il confine les employés du registrariat et de l’organisation scolaire à un rôle de soutien, en restreignant toute communication entre eux et le corps étudiant.  J’entends comme rôle de soutien, par exemple, celui de la production de bulletins, d’horaires, etc.  Les étudiants, quant à eux, ne peuvent être en contact qu’avec un conseiller aux études avec lequel ils discutent de leurs difficultés dans certains cours, de leurs préoccupations en matière d’aide financière, des documents dont ils ont besoin, etc.  Ce rôle est à différencier de celui d’un API dans les collèges publics, comme il m’apparaît plus élargi, touchant à des préoccupations dépassant le cheminement scolaire et l’inscription à des cours à chaque session.  Le conseiller sert par la suite de courroie de transmission, s’il le juge opportun, vers les autres services du collège, dont le registrariat ou le service de l’enseignement.  Les activités du registrariat est régi selon un horaire strict qui prévoit la production de certains documents à des jours prévus :  par exemple, tous les bulletins demandés sont produits le vendredi.  Je me rappelle à quel point, alors que j’agissais aussi en tant que registraire, les requêtes des étudiants et les inquiétudes dont ils me faisaient part perturbaient mon travail.  J’ai déjà lu, dans une offre visant un emploi de registraire, que l’environnement de travail du registrariat est un environnement de production.  Cette qualification peut sembler rébarbative, mais s’avère juste.  Les registrariats doivent produire un grand nombre de documents, et on peut donc assimiler leur ouvrage à celui d’un environnement de production.  Le travail du registrariat est planifié selon un horaire, il y a un grand nombre de documents à produire ;  les étudiants venaient s’y adresser directement comme ils avaient besoin d’un document ou d’un autre, ou encore, ils désiraient retirer un cours de leur inscription, etc.  Les explications parfois longues dérangeaient l’horaire de travail prévu.  Je crois qu’il aurait été beaucoup plus simple si les étudiants auraient pu s’expliquer auprès d’un conseiller qui aurait par la suite acheminé la demande au registrariat.  La décision ayant déjà été prise, le registrariat n’aurait eu qu’à la traiter.

Une telle configuration nécessite un conseiller qui doit être présent aussi longtemps qu’il y a des étudiants, s’ils restent au collège étudier en après-midi, au cas où l’un d’entre eux viendrait lui poser une question.  Tout dépendant du nombre d’étudiants, il est possible que la tâche du conseiller ne soit pas remplie, et il est donc possible de lui confier d’autres tâches.  Puis, tout dépendant de la taille du collège, il faut un registraire ou une équipe au registrariat et à l’organisation scolaire.  il est possible que cette configuration nécessite davantage d’employés qu’un registrariat auquel les étudiants pourraient s’adresser directement.  Il faudrait s’assurer de combler la tâche du conseiller.  Néanmoins, l’idée dont on m’a fait part m’a séduit, parce qu’elle libère le registrariat de l’interaction étudiante, clarifie la tâche du registrariat et confirme son environnement de production.